Belege digitalisieren
In diesem Artikel möchte ich (Frank) darüber sprechen, wie sich Banküberweisungen und die für Selbständige wichtigen Belege und Rechnungen in der alten und der neuen Welt verändert haben.
Fast jeder hat mitbekommen, dass sich die Banküberweisung in den letzten Jahrzenten völlig verändert hat. Bei den Belegen bewegen wir uns gerade in einem großen Veränderungsprozess und ich möchte ein Bild davon geben, wie die neue Welt der Belege, aus meiner Sicht, aussieht.
Wie ist das mit den Banküberweisungen heute?
Überweisungen werden heute in der neuen Welt meistens Online erledigt. Wenn ich ein Bankprogramm nutze, merkt sich das Programm die Empfängerdaten und ich kann in weniger als einer Minute die Überweisung erstellen und elektronisch freigeben. In den meisten Fällen ist das Geld am gleichen Tag beim Empfänger. So sieht eine Überweisung in der neuen Welt aus. Digitale Automatisierung lässt grüßen.
Wie war es früher?
In der alten Welt – 1981 habe ich ein Schülerpraktikum bei einer Bank gemacht – war es eine meiner Aufgaben, die Kontonummern der eingereichten Überweisungen mit einer Rechenmaschine aufzuaddieren und die Summe von meinem Tippstreifen mit der Summe des Tippstreifens zu vergleichen, den vor mir ein Kollege mit dem gleichen Stapel Überweisungen gemacht hatte.
Die Kunden haben für jede Zahlung einen Überweisungsträger per Hand ausgefüllt und unterschrieben. Wir haben die Stapel zur Clearingstelle gegeben, damit das Geld dann nach ein paar Tagen auf dem Konto des Empfängers war.
In der alten Welt war das Bankgeschäft durch viel Handarbeit geprägt.
In der heutigen neuen Welt ist automatisiert, was automatisiert werden kann. Und wir sind auch hier noch nicht am Ende.
Und wie ist es in der neuen automatisierten Welt mit den Belegen?
Heutzutage, in der neuen Welt, kommen immer mehr Rechnungen bereits per E-Mail, meistens im PDF-Format aber oft auch schon mit einem beigefügten Datensatz, den Buchführungssysteme automatisiert auslesen können.
Für dich als Selbständiger bedeutet das:
weniger Zeit in doppelte Arbeitsvorgänge zu investieren.Belege die digital bei dir reinkommen, bitte auch digital weiterverarbeiten. Nicht ausdrucken und abheften!!!
Aus Rechtssicherheitsgründen (GoBD) ist es wichtig, dass du die E-Mails mit der Rechnungs-PDF abspeicherst. Ich habe dafür einen Unterordner in meinem E-Mailsystem angelegt.Wenn ein Beleg per Post zu dir gelangt, dann scanne ihn ab und lade ihn in dein digitale Buchführungssoftware hoch. Innerhalb der Software verarbeitest du ihn digital weiter. Das Papierdokument heftest du in einen Ordner ab. Du musst das nicht groß sortieren. Einfach immer das Neueste obenauf legen.
Wie sieht unsere Zukunft aus?
Ich habe gehört, dass Sachbearbeiter in Australien bereits bei der Bestellung die Verwendung der bestellten Positionen angeben damit der Lieferant der späteren Rechnung bessere Informationen zur Automatisierung beifügen kann.
Wenn dieser Artikel für dich interessant ist, dann könnte unser Workshop „Abenteuer Buchführung“ für dich genau das Richtige sein. Der automatisierte Umgang mit Belegen, geht dir hinterher ganz selbstverständlich von der Hand.
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