In drei Schritten von Analog zu Digital für Selbständige

Erster Schritt -> Einen sicheren Rahmen schaffen

Zweiter Schritt -> Eingang und Ausgang

Dritter Schritt -> Alles was geht automatisieren

Schau in deinem eigenen Umfeld ob du fit für die Digitalisierung bist. Schaffe Vorraussetzungen, mit  denen du als Selbständiger leicht und einfach arbeiten kannst, alles zur rechten Zeit zur Hand hast, immer den Überblick behältst und sicher vor Datenverlust bist.

Erster Schritt -> Einen sicheren Rahmen schaffen

Installiere einen Passwort Manager, damit das lästige suchen nach Passwörter und Login Daten aufhört.
Es ist sinnvoll für jedes Portal ein eigenes Passwort zu benutzen. Der Passwort Manager generiert eine sehr sichere Form und speichert es für dich.
Ich speichere mir auch andere wichtige Dinge in dem Manager ab, auf die ich immer wieder Zugriff brauche, wie z.B. den Websitenlink um in einem Portal meine Rechnungen abzurufen. Dann bin ich direkt dort wo ich hin möchte und muss mich nicht lange durchklicken. Wir verwenden 1password.

Installiere ein Online Banking Programm, um einen Überblick zu haben, besonders wenn du mehrere Konten hast, wie wir dir das als Unternehmer empfehlen.
Hier empfehlen wir MoneyMoney oder StarMoney.

Entwickle Datensicherungsroutinen und entscheide wo du deine Daten sichern möchtest. Benötigst du ein Dokumenten Management System oder eine revisionssichere Version, möchtest du in einer Cloud sichern oder in einem Rechenzentrum? Am sichersten ist es deine Daten regelmäßig auf externe Festplatten zu sichern.

Überprüfe ob diese Datensicherungen auch funktionieren. Zu diesem Zweck ist es sinnvoll Rücksicherungen durchzuführen. Jeder der schon mal seine Daten verloren hat kann ein Lied davon singen wieviel Arbeit und Ärger es bedeutet im Nachhinein zu retten was noch geht.

Sorge für W-Lan Sicherheit, vor allem wenn du ausser Haus bist und in einem Café oder Hotel mit deinem Laptop arbeitest und nicht sicher sein kannst in welchem System du dich gerade eingeloggt hast. WLAN-Netzte ohne Kennwortzugang sind höchst gefährlich weil du nie wissen kannst, ob es echt ist oder ein Trojaner-WLAN!
Der Film „Who am I?“ zeigt wie Hacker mit Tricks an die Daten ihrer Mitmenschen kommen. Dort bekommt man Ideen was man in Zukunft nicht mehr machen möchte und wo und wie man sich schützen möchte.
Meide öffentliches WLAN. Am sichersten ist es sich über den eigenen Hotspot mit dem Internet zu verbinden, oder im Hotel mit einem verschlüsselten Passwort System.

WENN ES ZU BEQUEM WIRD – IMMER AUFPASSEN!

Organisiere dein E-Mail Programm mit Unterordnern um einfache und klare Arbeitsabläufe zu haben, die dir helfen E-Mails schnell zu finden.
Schaffe dir eine Unterordnerstruktur, so dass der erste Unterordner mit 01-und dem Text was es ist beginnt, der nächste mit 02-und dem entsprechenden Text und es bis 99-… weitergeht.

Hier ein Beispiel:
01-Erledigt
02-Rechnungen zum Upload
03-Elektronische Rechnungen
04-Laufende Projekte
Unterordner a., b., c. Für die jeweiligen Projekten
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99-Posteingang erledigt

Sortiere die Unterordner nach deinen eigenen Prioritäten.

Falls du Mitarbeiter hast, ist es wichtig Routinen zum digitalen Onboarding zu entwickeln. Wer braucht welche Programme, wer muss wo registriert werden? Am sichersten ist es, wenn jeder Mitarbeiter seinen eigenen Zugang zum Server hat.

Zweiter Schritt -> Eingang und Ausgang

Möglichst alle Rechnungen die du bekommst, sollten per E-Mail kommen. Schicke jedem der dir eine Papierrechnung schickt eine E-Mail, mit der Bitte dir in Zukunft die Rechnung per PDF zu schicken. Hierfür kannst du eine Mail-Vorlage einmal schreiben und dann immer wieder verwenden. Nach kurzer Zeit hast du deine Kunden dann auf digitalen Rechnungsversandt umgestellt 😉

Was sich nicht umstellen lässt und in Papierform reinkommt, kannst du mit einer scan App  einscannen und dann in dein digitales Rechnungsprogramm übernehmen.
Die Papierbelege nicht wegschmeißen, sondern in einen Ordner unsortiert abheften.
Ausgangsrechnungen in einem Softwareprogramm schreiben (GoBD konform)und dann per E-Mail als PDF an den Kunden versenden.
Wir arbeiten mit der Software lexoffice.

Dritter Schritt -> Alles was geht automatisieren

Lege Standards für Dienstleistungen und Produkte im Rechnungsprogramm an, bei den Dingen die sich wiederholen. So machst du dir einmal Gedanken und kannst es dann immer wieder schnell abrufen und einfügen.
Lege Texte für Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen an, die du immer wieder verwendest.

ALLES WAS DU ZUM ZWEITEN MAL IN DIE HAND NIMMST, KANN AUTOMATISIERT WERDEN!

Ja, aber…

Hier ist es wichtig abzuwägen, ob es sich auszahlt einen Prozess zu automatisieren. Nur wenn man langfristig Zeit, Geld und Nerven spart durch einen Automatisierungsprozess lohnt sich auch die Arbeit und das Gehirnschmalz, dass man investieren muss um den Prozess anzulegen.